Những tính năng và lợi ích khi sử dụng Microsoft SharePoint

Đăng ký Microsoft 365 cung cấp cho bạn quyền truy cập vào nhiều công cụ năng suất. Trực quan nhất, thông minh nhất và có thể tùy chỉnh là SharePoint. 190 triệu người trong hơn 200.000 tổ chức thuộc mọi quy mô đang sử dụng SharePoint.

Bằng cách loại bỏ nhu cầu sử dụng nhiều ứng dụng và tác vụ quản lý dự án, SharePoint có thể dễ dàng tiết kiệm thời gian.

Chức năng SharePoint như một công cụ năng suất

Công cụ SharePoint dựa trên web có trong đăng ký Microsoft 365 là một công cụ năng suất mạnh mẽ và đơn giản. Các tính năng được sử dụng rộng rãi khiến nó trở thành một trong những công cụ quản lý dự án và tác vụ tốt nhất là:

1. Mang lại khả năng hợp tác trong công việc

SharePoint là một nền tảng linh hoạt và có khả năng mở rộng cao để cộng tác với các tài nguyên bên trong hoặc bên ngoài. Người dùng quản trị viên trung tâm có thể chỉ định các cấp quyền truy cập khác nhau cho từng người dùng trong site nhóm.

Những tính năng và lợi ích khi sử dụng Microsoft SharePoint

Bạn và nhóm của bạn có thể xử lý tệp trong thời gian thực mà không bị chậm trễ. Do đó, nhiều nhà phát triển và người tạo nội dung thích sử dụng SharePoint để cộng tác trong bất kỳ dự án nào.

Một chức năng quan trọng của cộng tác SharePoint là duy trì luồng thông tin trên các trang và trang con. Nó cho phép các cá nhân biết tình hình mới nhất của dự án mà không cần phải trải qua nhiều email, cuộc trò chuyện, cuộc gọi video, v.v.

2. Quản lý nội dung

Đối với bất kỳ cá nhân hoặc đội ngũ chuyên nghiệp nào muốn nâng cao hiệu quả công việc, lập kế hoạch nội dung là một thách thức rất lớn. SharePoint cho phép bạn vượt qua thử thách này mà không cần mã hóa phức tạp.

Người quản lý nội dung có thể dễ dàng quản lý nhiều dự án cùng lúc trên SharePoint. Sử dụng SharePoint để dễ dàng xuất bản hoặc cập nhật nội dung trang web, chẳng hạn như sự kiện, tin tức, blog, bản trình bày, chuỗi hình ảnh, v.v.

Những tính năng và lợi ích khi sử dụng Microsoft SharePoint

Bạn không phải bắt đầu mọi dự án quản lý nội dung từ đầu. Có các mẫu chuyên nghiệp cho bạn sử dụng. Ngoài nội dung, bạn cũng có thể kiểm soát hoàn toàn phiên bản. SharePoint tạo và lưu nhiều phiên bản tệp mà bạn hoặc nhóm của bạn đang làm việc.

Khi cần, bạn có thể gọi lại bất kỳ phiên bản nào trước đó từ SharePoint hoặc sửa bất kỳ lỗi hệ thống tệp nào. Bạn không cần phải dựa vào bất kỳ công cụ nào của bên thứ ba để sao lưu, khôi phục hoặc sửa chữa tệp.

3. Quản lý dự án

SharePoint có nhiều tính năng mà bạn có thể sử dụng để quản lý tác vụ và dự án. Công cụ có chức năng lưu trữ tập trung tất cả các tài liệu liên quan đến dự án và các tệp có thể phân phối.

Bạn cũng có thể tùy chỉnh trang SharePoint theo nhiều cách. Các trang web được thiết kế riêng này có thể được sử dụng làm kế hoạch hàng ngày, kế hoạch nhiệm vụ hàng tuần và câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp trong công việc. Ngoài ra, đối với tài liệu dự án và mục đích đánh giá hiệu suất, bạn có thể bật chức năng ghi thời gian như mô tả bên dưới:

  • Ghi lại các hoạt động nhiệm vụ và các thay đổi.
  • Ghi lại bất kỳ vấn đề nào được báo cáo.
  • Theo dõi thời gian tác vụ.
  • Thay đổi dữ liệu theo dõi.

SharePoint cũng cho phép bạn tạo quy trình làm việc để đơn giản hóa các nhiệm vụ như nhiệm vụ, phân phối dự án, phê duyệt, bản trình bày và phản hồi của khách hàng.

4. Giải pháp kết hợp

SharePoint tích hợp với hầu hết các ứng dụng Microsoft 365 để cung cấp cho bạn giao diện người dùng liền mạch để quản lý dự án. SharePoint hoạt động như một kho lưu trữ trung tâm cho dữ liệu dự án, trong khi các ứng dụng Microsoft 365 khác có thể dễ dàng quản lý các tác vụ và tài nguyên.

Bạn có thể đồng bộ hóa SharePoint với các công cụ như việc cần làm, nhiệm vụ, bộ lập lịch và Project Online cho các phương pháp chuyên biệt. Bạn có thể tạo báo cáo để hiển thị cho khách hàng của bạn thông tin chi tiết về dự án.
Những tính năng và lợi ích khi sử dụng Microsoft SharePoint

Hồ sơ và lịch SharePoint và Outlook được đồng bộ hóa để sắp xếp các tác vụ và lịch biểu để bạn có thể ưu tiên công việc của mình. Tương tự, xuất bản site nhóm SharePoint trong ứng dụng Nhóm để truy nhập danh bạ, tệp, tác vụ, v.v. từ Nhóm.

SharePoint cũng có thể tích hợp PowerPoint, video, truyền trực tuyến và OneDrive để xem trước tệp và tài liệu trong trang SharePoint hoặc trang con.
So với bất kỳ công cụ năng suất nào khác được sử dụng để quản lý dự án hoặc nội dung, SharePoint có nhiều lợi thế. Một số ưu điểm của SharePoint là:

1. Tiết kiệm tiền

Bạn đã thanh toán cho SharePoint thông qua đăng ký Microsoft 365. Sử dụng SharePoint làm công cụ năng suất chính để đáp ứng nhu cầu công việc hoặc cá nhân, do đó tránh được các khoản chi không cần thiết cho các ứng dụng và công cụ.

2. Bảo mật dữ liệu

Chính phủ và các tổ chức lớn tin tưởng hệ sinh thái SharePoint để quản lý dữ liệu nhạy cảm. Do đó, bạn có thể lưu trữ các sáng tạo của mình trên SharePoint để cộng tác mà không lo bị đánh cắp tài sản trí tuệ.

3. Khả năng mở rộng

Khả năng mở rộng của công cụ cho phép bạn lập ngân sách cho các công cụ năng suất. Nếu bạn nhận thấy rằng có quá nhiều dự án từ các khách hàng khác nhau, bạn có thể thay đổi đăng ký của mình để phù hợp với nhiều tài nguyên và dự án hơn. Khi số lượng mặt hàng giảm, bạn có thể chuyển sang gói trả phí thấp hơn.

4. Một máy với nhiều công dụng

Tính linh hoạt cao hơn và tiện ích đa năng có nghĩa là bạn có thể tiếp tục sử dụng SharePoint làm công cụ năng suất chính trong khi vai trò hoặc kỹ năng sáng tạo của bạn thay đổi. Bạn có thể sử dụng các mẫu khi một dự án kết thúc và một dự án khác cần bắt đầu. Bạn có thể giảm thiểu ngân sách của mình bằng cách tránh mua nhiều ứng dụng.
Lê Anh Đức

Sống hết mình!

Đăng nhận xét

Mới hơn Cũ hơn